Manual de Usuario — Sherlock-docs v1.0¶

Sistema: Sherlock-docs v1.0 Entidad: Centro de Servicios Judiciales de Bello, Antioquia — Rama Judicial Fecha: 2026-03-06 Clasificacion: GOB-08 — Manual de Usuario Marco normativo: Acuerdo PCSJA24-12243

1. Introduccion¶

Sherlock-docs es el sistema de gestion documental del Centro de Servicios Judiciales (CSJ) de Bello para el registro de acciones de tutela, habeas corpus e incidentes de desacato.

El sistema digitaliza documentos fisicos, extrae automaticamente datos clave (accionante, accionado, radicado, cedula, correo) y detecta documentos duplicados. Todo el procesamiento ocurre en el servidor local de la entidad — ningun dato sale a internet ni a servicios externos.

Principio fundamental¶

La inteligencia artificial asiste, no decide. Sherlock-docs extrae datos del documento para agilizar el registro, pero es responsabilidad del funcionario verificar y corregir cada campo antes de guardar. El sistema no toma decisiones judiciales ni administrativas (Acuerdo PCSJA24-12243, Art. 9-10).

Cada pantalla que muestra datos extraidos por IA presenta un aviso de transparencia conforme al Acuerdo PCSJA24-12243.

Que hace el sistema¶

Convierte documentos PDF (escaneados o digitales) a texto legible mediante OCR
Identifica automaticamente las partes del proceso, fechas, cedulas y correos
Detecta si un documento ya fue radicado previamente (duplicados)
Permite buscar, consultar y exportar los documentos registrados
Genera estadisticas operativas del CSJ

Que NO hace el sistema¶

No toma decisiones sobre los procesos judiciales
No modifica ni altera el documento original
No envia datos a servicios externos ni a la nube
No reemplaza la labor del funcionario — la complementa

2. Requisitos y Acceso¶

2.1 Requisitos del navegador¶

Requisito	Valor
Navegador	Google Chrome (recomendado) o Microsoft Edge, version reciente
Resolucion	1280x720 minimo, se recomienda pantalla completa
Conexion	Red local de la entidad (el sistema esta en servidor interno)

Firefox y Safari pueden funcionar pero no estan probados. No se requiere instalar ningun programa adicional en el equipo del funcionario.

2.2 Acceso al sistema¶

Campo	Valor
URL	`https://sherlock.sprintjudicial.com`
Usuario	Asignado por el administrador del sistema
Contrasena	Asignada por el administrador (se puede cambiar desde la barra lateral)

Al ingresar a la URL se muestra el formulario de inicio de sesion con los campos Usuario y Contrasena. Ingrese sus credenciales y haga clic en "Entrar".

2.3 Cambio de contrasena¶

Una vez autenticado, en la barra lateral izquierda vera su nombre de usuario. Haga clic en "Cambiar clave" para actualizar su contrasena. Ingrese la contrasena actual, la nueva contrasena y confirmela.

2.4 Cerrar sesion¶

Haga clic en el boton "Salir" en la barra lateral izquierda.

3. Navegacion General¶

La interfaz tiene dos areas principales:

Barra lateral (izquierda): Navegacion entre paginas, estadisticas rapidas y datos de sesion
Area principal (centro): Contenido de la pagina seleccionada

Secciones de navegacion¶

La barra lateral organiza las paginas en tres secciones:

Seccion	Paginas	Uso
Flujo Principal	Cargar, Procesar, Validar	Registro diario de documentos
Consultas	Buscar, Duplicados	Busqueda y verificacion
Administracion	Estadisticas, Importar	Reportes y carga masiva

La seccion de Administracion esta colapsada por defecto. Haga clic en ella para expandirla.

Ademas, la pagina de Registro Manual y la pagina de Detalle son accesibles desde botones dentro de otras paginas.

Estadisticas en la barra lateral¶

En la parte inferior de la barra lateral se muestran:

Total de documentos registrados
Total de correcciones realizadas
Documentos procesados hoy y tiempo promedio
Grafico de los ultimos 7 dias

4. Flujo Principal: Procesar un Documento¶

Este es el flujo que seguira diariamente para registrar cada tutela o habeas corpus que llega al CSJ.

4.1 Paso 1 — Cargar documento¶

En la barra lateral, haga clic en Cargar (seccion Flujo Principal)
Arrastre el archivo PDF al area de carga, o haga clic para seleccionarlo desde su equipo
Formatos aceptados: PDF (maximo 200 MB)
Seleccione el Tipo de documento: tutela, habeas_corpus u otro
Seleccione la Prioridad: normal, alta o urgente
Haga clic en Iniciar Procesamiento para que el sistema extraiga el texto y los datos automaticamente

Si prefiere registrar los datos a mano (por ejemplo, si el PDF no es legible), haga clic en Registrar Manualmente. Esto lo llevara a la pagina de Registro Manual (ver seccion 9).

Nota: Si ya habia procesado un documento anteriormente y no ha cargado uno nuevo, el sistema le mostrara opciones para ir a Validar el documento anterior o para cargar uno nuevo.

4.2 Paso 2 — Procesamiento¶

Al hacer clic en "Iniciar Procesamiento", el sistema ejecuta automaticamente:

OCR (reconocimiento optico de caracteres): convierte la imagen del documento a texto. Usa Tesseract para documentos legibles y PaddleOCR para documentos degradados
NER (extraccion de entidades): identifica accionante, accionado, cedula, correo, fecha y otros datos
Deteccion de duplicados: compara el documento contra todos los registrados previamente
Almacenamiento: guarda el texto y los datos en la base de datos

Durante el procesamiento vera una barra de progreso con las etapas. Al finalizar se muestran metricas:

Confianza OCR: porcentaje de fiabilidad del texto extraido (90-93% es normal)
Motor OCR: Tesseract o PaddleOCR, segun la calidad del documento
Tiempo de procesamiento: normalmente menos de 2 minutos

Importante: Si el sistema detecta un duplicado exacto (el mismo archivo ya fue procesado), mostrara un aviso con la fecha, juzgado y numero de acta del registro anterior. En este caso no se ejecuta el procesamiento completo.

4.3 Paso 3 — Validar¶

Despues del procesamiento, el sistema navega automaticamente a la pagina de Validar. Aqui vera:

Aviso de IA: Un recuadro azul informa que los campos fueron extraidos con asistencia de IA, con el porcentaje de confianza OCR. Verifique y corrija cada campo antes de guardar (Acuerdo PCSJA24-12243, Art. 9-10).

Metricas: ID del documento, confianza OCR, motor utilizado y tiempo de procesamiento.

Alertas especiales (si aplican): - Medida provisional detectada: Alerta roja urgente cuando el documento contiene palabras clave de medida provisional - Secciones no encontradas: Aviso si no se detectaron las secciones de Hechos o Pretensiones (el documento podria estar incompleto)

Formulario de validacion (pestana "Validar Campos"):

El formulario se divide en secciones:

Datos de las Partes: - Tipo de Documento (tutela, habeas_corpus, incidente_desacato, otro) - Accionante/Demandante (obligatorio) — si hay multiples, separelos con punto y coma ; - Cedula (CC/CE/NIT) — se limpia automaticamente (elimina puntos y espacios) - Correo Electronico — si hay multiples, separelos con ; - Accionado/Demandado (obligatorio) — si hay multiples, separelos con ;

Datos del Proceso: - Secuencia/Numero de Acta (*obligatorio) — numero de 7 digitos aproximadamente - Radicado — formato CSJ de 23 digitos - Juzgado — seleccione de la lista de 22 juzgados de Bello, o elija "Otro..." para escribir uno diferente

Observaciones: Campo de texto libre para notas adicionales.

Campos adicionales (CSJ): Haga clic en este desplegable para ver Direccion del Accionante, Direccion del Accionado y Etiquetas.

Cuando modifique un campo, el sistema mostrara el valor original debajo para referencia, y un contador de campos modificados. Los campos marcados con * son obligatorios.

Botones de accion: - Guardar: Guarda las correcciones (solo se habilita cuando hay cambios) - Validar y Cerrar: Guarda las correcciones y navega a Busqueda - Restaurar: Deshace los cambios del formulario (vuelve a los valores originales) - Cargar Otro: Limpia el documento actual y navega a Cargar

Entidades recurrentes: Despues de guardar, el sistema busca automaticamente si la cedula, correo o nombre del accionante ya existen en otros documentos. Si encuentra coincidencias, muestra una alerta expandible con la tabla de documentos relacionados. Esto ayuda a detectar radicaciones multiples del mismo ciudadano.

Otras pestanas: - Ver Texto: Muestra el texto completo extraido por OCR con estadisticas (palabras, caracteres, lineas) - Historial: Muestra todas las correcciones realizadas a este documento (fecha, campo, valor anterior, valor nuevo, usuario)

Navegacion: Al pie de la pagina puede ir a Buscar Documentos o Ver Duplicados. Si tiene cambios sin guardar, el sistema le avisara antes de navegar.

4.4 Acta de Reparto — auto-rellenar¶

En la pagina de Validar, dentro de la seccion "Datos del Proceso", encontrara un desplegable "Cargar Acta de Reparto (auto-rellenar)". Esta funcionalidad permite extraer automaticamente la Secuencia, Juzgado y Radicado desde el PDF del acta de reparto.

Como usarla:

Haga clic en el desplegable "Cargar Acta de Reparto"
Cargue el archivo PDF del acta de reparto
El sistema extraera los datos y pre-llenara los campos correspondientes
Verifique que los datos sean correctos

Los campos que se pueden auto-rellenar son: - Secuencia/Numero de Acta - Juzgado (se normaliza al nombre oficial de los juzgados de Bello) - Radicado

Ademas, se muestran como informacion adicional: demandante, demandado, clase de proceso y fecha de reparto.

Nota: El acta debe ser un PDF legible. Si la extraccion falla, se mostrara un aviso y podra ingresar los datos manualmente.

5. Busqueda y Consulta¶

5.1 Busqueda por texto libre (FTS5)¶

Navegue a Buscar en la barra lateral
Escriba los terminos de busqueda en el campo de texto (ej: nombre del accionante, radicado, contenido del documento)
Haga clic en el boton Buscar o presione Enter

El sistema usa busqueda de texto completo (FTS5) que busca en 9 campos del documento: contenido OCR, accionante, accionado, radicado, juzgado, observaciones, numero de acta, cedula y correo.

Los resultados se muestran como tarjetas con: - Radicado y tipo de documento - Accionante vs Accionado - Fragmento del texto con los terminos resaltados - Fecha y confianza OCR - Botones para ver Detalle o Editar

Si no escribe ningun termino de busqueda, la pagina muestra los documentos recientes en una tabla con columnas: Registro, Accionante, Accionado, Secuencia, Tipo, Juzgado y Observaciones.

5.2 Filtros avanzados¶

Haga clic en Filtros Avanzados para expandir las opciones:

Filtro	Opciones
Tipo	Todos, Tutela, Habeas Corpus, Otro
Estado	Todos, Pendiente, En Proceso, Procesado, Validado, Error
Filtrar por fecha	Active la casilla y seleccione rango Desde/Hasta
Demandante contiene	Texto parcial del nombre del accionante
Demandado contiene	Texto parcial del nombre del accionado
Cedula (CC/CE/NIT)	Numero de cedula exacto o parcial
Correo electronico	Correo exacto o parcial
Ordenar por	Relevancia, Mas reciente, Mas antiguo, Mayor confianza OCR

Puede combinar busqueda por texto con filtros. Los filtros activos se muestran debajo del panel de filtros.

Los resultados se paginan de 10 en 10. Use los botones "Anterior" y "Siguiente" para navegar entre paginas.

5.3 Exportar resultados a Excel¶

Desde la pagina de Busqueda puede exportar documentos a Excel de dos formas:

Exportar resultados filtrados: Cuando hay resultados de busqueda, haga clic en el boton "Exportar Excel" en la esquina superior derecha. Se exportan todos los documentos que coinciden con la busqueda y filtros.
Exportar por rango de fechas: En la seccion de documentos recientes, haga clic en "Exportar Excel", seleccione las fechas Desde/Hasta y haga clic en "Generar Excel". Se genera un archivo en formato Indice CSJ.

Al generar el archivo, aparecera un boton "Descargar" con el numero de registros. Haga clic para descargar el archivo .xlsx.

5.4 Detalle del documento¶

Al hacer clic en "Detalle" en una tarjeta de resultado, se abre la vista completa del documento con cuatro pestanas:

Datos: Todos los campos del documento en formato CSJ (solo lectura)
Texto Completo: El texto extraido por OCR con estadisticas
Historial: Todas las correcciones realizadas
Duplicados: Informacion del hash y enlace a la pagina de Duplicados

Desde el Detalle puede hacer clic en "Editar" para ir a la pagina de Validar y corregir campos, o en "Buscar" para volver a la busqueda.

6. Deteccion de Duplicados¶

La pagina de Duplicados permite verificar si un documento ya fue registrado previamente.

6.1 Duplicado exacto (hash SHA-256)¶

Si al procesar un documento el sistema detecta que el archivo es identico a uno ya registrado (mismo hash SHA-256), se muestra un aviso:

Duplicado exacto (hash SHA-256 identico) Este documento ya fue procesado el dia [fecha], repartido al [juzgado] con acta [numero]. Se recomienda comunicar al accionante, la coordinacion y el juzgado mencionado.

En este caso no se ejecuta el analisis ensemble completo porque la coincidencia es del 100%.

6.2 Candidatos similares (analisis ensemble)¶

Cuando el documento no es un duplicado exacto, el sistema ejecuta tres metodos de deteccion:

Metodo	Peso	Que mide
MinHash	25%	Similitud aproximada por fragmentos de texto (shingles)
TF-IDF	40%	Similitud lexica por frecuencia de palabras (coseno)
Entity Matching	35%	Coincidencia del accionante y accionado (fuzzy match con datos NER)

La puntuacion final es la combinacion ponderada de los tres metodos. Los candidatos se clasifican por nivel de confianza:

ALTA CONFIANZA (rojo): Muy probable duplicado — revisar con atencion
MEDIA CONFIANZA (amarillo): Posible duplicado — verificar manualmente
BAJA CONFIANZA (azul): Baja probabilidad — solo informativo

Para cada candidato se muestra: - Porcentaje de coincidencia y nivel de confianza - Breakdown por metodo: Barra de progreso para MinHash, TF-IDF y Entity Matching - Entidades coincidentes: Si el accionante y/o accionado coinciden - Boton "Ver Comparacion" para ver ambos documentos lado a lado

6.3 Comparacion lado a lado¶

Al hacer clic en "Ver Comparacion", se muestran los dos documentos en columnas paralelas:

Izquierda: Documento actual (el que esta verificando)
Derecha: Documento coincidente (el que ya estaba en la base de datos)

Para cada uno se muestra: ID, radicado, accionante, accionado y el texto completo.

6.4 Verificar un documento existente¶

Ademas del flujo automatico durante el procesamiento, puede verificar duplicados manualmente:

Navegue a la pagina de Duplicados
Si tiene un documento procesado, el sistema lo muestra automaticamente
Si no, puede pegar texto en el campo de texto o seleccionar un documento existente desde la base de datos
Haga clic en Verificar o Ejecutar Deteccion

6.5 Configuracion¶

En la pestana Configuracion puede ajustar:

Umbrales de alta confianza por tipo de documento (tutela: 85%, habeas corpus: 90%, otros: 80%)
Pesos del ensemble (MinHash, TF-IDF, Entity)
Opciones avanzadas: short-circuit, boost por coincidencia de ambas entidades, maximo de candidatos

Nota: No modifique estos valores a menos que el administrador lo indique. Los valores por defecto estan calibrados para el volumen del CSJ de Bello.

7. Deteccion de Secciones y Medida Provisional¶

El sistema detecta automaticamente dos secciones clave en el documento:

Hechos: Seccion donde el accionante relata los hechos que motivan la accion
Pretensiones: Seccion donde el accionante solicita lo que pretende

Si alguna de estas secciones no se encuentra, se muestra una alerta: "Secciones no encontradas: Hechos, Pretensiones. El documento podria estar incompleto." Esto NO significa que el documento sea invalido — puede que el OCR no haya reconocido los encabezados.

Adicionalmente, si el texto contiene palabras clave de medida provisional (ej: "medida cautelar", "proteccion inmediata"), se muestra una alerta urgente en rojo indicando que el documento requiere atencion prioritaria.

8. Registro Manual (sin OCR)¶

Use esta opcion cuando el documento PDF no es legible por OCR o cuando ya tiene los datos a mano.

Como acceder¶

Desde la pagina de Cargar, despues de seleccionar un PDF, haga clic en Registrar Manualmente. Tambien puede acceder directamente si navega a la pagina de Registro Manual.

Campos del formulario¶

El formulario sigue el formato CSJ y se divide en tres secciones:

Datos del Accionante: - Tipo de Documento - Accionante/Demandante (*obligatorio) — soporta multiples con ; - Correo Electronico — soporta multiples con ; - Cedula (se sanitiza automaticamente) - Direccion del Accionante

Datos del Accionado: - Accionado/Demandado (*obligatorio) — soporta multiples con ; - Direccion del Accionado

Datos del Proceso: - Secuencia/Numero de Acta (*obligatorio) - Radicado - Juzgado (lista predefinida de Bello o "Otro...") - Fecha del Documento - Observaciones - Etiquetas

Flujo de guardado¶

Llene los campos obligatorios (marcados con *)
Haga clic en Validar Duplicados — el sistema verifica si ya existe un documento similar
Si no se encuentran duplicados, aparecera el mensaje "Validacion de duplicados completada"
Haga clic en Guardar Documento
El sistema confirma el guardado y puede navegar a Busqueda para ver el registro

Nota: No puede guardar sin antes validar duplicados. Esto es obligatorio para prevenir registros duplicados.

Puede hacer clic en Limpiar para reiniciar todos los campos del formulario.

9. Importar / Exportar Excel¶

9.1 Importar desde Excel¶

La pagina de Importar permite cargar documentos masivamente desde un archivo Excel en formato Indice CSJ.

Como importar:

Navegue a Importar en la seccion Administracion de la barra lateral
Seleccione un archivo Excel (.xlsx)
Revise la Vista Previa que muestra las primeras 10 filas y las columnas encontradas
(Opcional) Configure las opciones de importacion:
"Actualizar documentos existentes": Si esta marcado, actualiza documentos con el mismo radicado
"Omitir filas sin radicado": Si esta marcado, omite filas donde RADICADO esta vacio
Haga clic en Iniciar Importacion

Columnas esperadas del Excel (formato CSJ): - CORREO - CEDULA - ACCIONANTE - ACCIONADO - RADICADO - FECHA/HORA - JUZGADO - OBSERVACIONES

Al finalizar se muestran metricas: total de filas, creados, actualizados, omitidos y errores. En el desplegable "Detalle por Fila" puede ver el resultado de cada fila.

9.2 Exportar a Excel¶

Hay dos formas de exportar (ver seccion 5.3):

Desde la pagina de Busqueda: Exportar resultados filtrados o por rango de fechas
Desde la pagina de Estadisticas: Exportar estadisticas en formato JSON

El archivo Excel generado sigue el formato Indice CSJ y puede importarse en otros sistemas de la Rama Judicial.

10. Estadisticas y Metricas¶

La pagina de Estadisticas (seccion Administracion) muestra un dashboard completo:

Metricas principales¶

Total de documentos registrados
Documentos validados (con porcentaje)
Documentos procesados (pendientes de validacion)
Documentos pendientes
Total de correcciones realizadas por funcionarios

Graficos¶

Correcciones por campo: Grafico de barras mostrando cuantas veces se corrigio cada campo (demandante, demandado, radicado, juzgado, etc.)
Precision NER por campo: Barras de progreso mostrando la precision estimada de la extraccion automatica para cada campo
Distribucion por tipo de documento: Conteo de tutelas, habeas corpus y otros

Rendimiento del procesamiento¶

Tiempos promedio de cada etapa: - OCR (extraccion de texto) - NER (extraccion de entidades) - Duplicados (deteccion) - Total

Paneles avanzados (uso tecnico)¶

Configuracion NER: Ajuste de pesos del ensemble de extractores (Marker, SpaCy, Regex). Solo modificar bajo indicacion del administrador.
Active Learning: Analisis de correcciones para sugerir pesos optimos del ensemble. Requiere minimo 50 correcciones.

Exportar datos¶

Exportar estadisticas como JSON
Exportar correcciones como CSV
Exportar datos para entrenamiento del modelo (JSON)

11. Glosario¶

Termino	Definicion
OCR	Reconocimiento Optico de Caracteres. Tecnologia que convierte imagenes de texto (documentos escaneados) en texto digital editable.
NER	Reconocimiento de Entidades Nombradas (Named Entity Recognition). Tecnologia que identifica automaticamente personas, organizaciones, fechas y otros datos en un texto.
F1	Metrica de precision del NER. Combina precision (datos correctos entre los extraidos) y recall (datos encontrados entre los existentes). El sistema tiene F1 de 85.3%.
FTS5	Full-Text Search version 5. Motor de busqueda de texto completo integrado en la base de datos SQLite. Permite buscar por palabras o frases en todo el contenido de los documentos.
Tutela	Accion constitucional (Art. 86 Constitucion Politica) mediante la cual cualquier persona puede solicitar la proteccion inmediata de sus derechos fundamentales.
Habeas corpus	Accion constitucional (Art. 30 Constitucion Politica) para proteger la libertad personal contra detenciones arbitrarias.
Incidente de desacato	Mecanismo para exigir el cumplimiento de una orden de tutela que no ha sido acatada.
Accionante	Persona que interpone la accion de tutela. Tambien llamado demandante.
Accionado	Persona natural o juridica contra la que se interpone la accion. Tambien llamado demandado.
Radicado	Numero unico de identificacion del proceso judicial. En formato CSJ tiene 23 digitos.
Secuencia	Numero de acta o secuencia asignado al documento en el reparto.
Acta de reparto	Documento oficial que asigna un proceso a un juzgado especifico.
Medida provisional	Orden judicial urgente para proteger derechos mientras se resuelve la tutela.
Hash SHA-256	Huella digital unica del archivo. Si dos archivos tienen el mismo hash, son identicos bit a bit.
MinHash	Algoritmo que estima la similitud entre documentos comparando fragmentos de texto (shingles).
TF-IDF	Tecnica estadistica que mide la importancia de las palabras en un documento respecto al corpus completo.
Ensemble	Combinacion de multiples metodos de deteccion para obtener un resultado mas robusto.
CSJ	Consejo Superior de la Judicatura / Centro de Servicios Judiciales.
Indice CSJ	Formato estandar de la Rama Judicial para el registro de documentos.
PCSJA24-12243	Acuerdo del Consejo Superior de la Judicatura que regula el uso de inteligencia artificial en la Rama Judicial.
Confianza OCR	Porcentaje que indica que tan seguro esta el motor OCR de que el texto extraido es correcto. Valores tipicos: 90-93%.

12. Preguntas Frecuentes¶

Procesamiento¶

El sistema tarda mucho en procesar un documento. Es normal? El tiempo depende del tamaño y calidad del documento. Un documento de 20 paginas puede tomar hasta 2 minutos. Documentos digitales (no escaneados) se procesan en menos de 1 segundo. Si el procesamiento se extiende mas de 5 minutos, comuniquelo al administrador.

El OCR extrajo texto con errores o caracteres raros. Que hago? Esto ocurre cuando el documento escaneado tiene baja calidad (manchas, mala resolucion, texto borroso). Corrija los campos en la pagina de Validar. Si el texto es completamente ilegible, use Registro Manual para ingresar los datos directamente.

El sistema detecto un duplicado exacto pero es un documento diferente. Que hago? Un duplicado exacto (hash identico) significa que el archivo PDF es identicamente el mismo. Verifique que no haya cargado el mismo archivo dos veces. Si realmente es un documento diferente con el mismo contenido (ej: copia), registrelo manualmente.

Se puede procesar un documento que no es PDF? No. Actualmente el sistema solo acepta archivos PDF. Si tiene el documento en otro formato (Word, imagen), conviertalo a PDF antes de cargarlo.

Validacion¶

Que campos son obligatorios? Accionante, Accionado y Secuencia/Numero de Acta son obligatorios. Los demas campos son opcionales pero se recomienda llenarlos completamente.

El acta de reparto no se pudo leer. Que hago? Verifique que el PDF del acta sea legible (no una imagen muy pequeña o borrosa). Si la extraccion falla, ingrese los datos manualmente en los campos de Secuencia, Juzgado y Radicado.

Hay multiples accionantes o accionados. Como los registro? Separe cada nombre con punto y coma (;). Ejemplo: Juan Garcia; Maria Lopez; Pedro Hernandez. Lo mismo aplica para multiples correos electronicos.

El juzgado no esta en la lista. Que hago? Seleccione "Otro..." al final de la lista de juzgados y escriba el nombre del juzgado manualmente.

Los cambios se perdieron al navegar a otra pagina. Que paso? Si tiene cambios sin guardar y navega a otra pagina, los cambios del formulario se pierden. El sistema muestra un aviso cuando esto va a ocurrir. Siempre haga clic en "Guardar" antes de navegar.

Busqueda¶

No encuentro un documento que se que esta registrado. Que hago? Pruebe buscar por diferentes terminos: nombre del accionante, accionado, radicado o numero de cedula. Tambien puede usar los filtros avanzados para buscar por rango de fechas o tipo de documento. Si el documento fue registrado manualmente, no tendra texto OCR y solo aparecera al buscar por datos de entidades.

Que significa "Relevancia" en el ordenamiento? Cuando busca por texto, "Relevancia" ordena los resultados segun la coincidencia con los terminos de busqueda (FTS5 ranking). Es el orden por defecto y generalmente el mas util.

Duplicados¶

El sistema dice que hay un candidato con "alta confianza" pero no es duplicado. Que hago? Verifique comparando ambos documentos (boton "Ver Comparacion"). Si confirma que no es duplicado, puede ignorar la alerta y continuar con la validacion. Los falsos positivos pueden ocurrir cuando dos tutelas del mismo accionante contra el mismo accionado son realmente procesos diferentes.

El sistema no detecto un duplicado que deberia haber encontrado. Que hago? Si un documento duplicado no fue detectado, registrelo normalmente. El sistema mejora la deteccion con el tiempo al acumular mas documentos. Reporte el caso al administrador para ajustar los umbrales si es necesario.

Importacion¶

El Excel no se importa correctamente. Que verifico? 1. El archivo debe ser .xlsx (formato Excel moderno) 2. Las columnas deben tener los nombres exactos del formato CSJ: CORREO, CEDULA, ACCIONANTE, ACCIONADO, RADICADO, FECHA/HORA, JUZGADO, OBSERVACIONES 3. Revise la Vista Previa antes de importar para verificar que las columnas se reconocen correctamente 4. Si hay filas con errores, revise el detalle al finalizar la importacion

Problemas tecnicos¶

La pagina se queda en blanco o muestra un error. Que hago? Recargue la pagina con F5 o Ctrl+R. Si el problema persiste, cierre la pestana del navegador y vuelva a abrir la URL. Si continua sin funcionar, comuniquelo al administrador.

No puedo iniciar sesion. Que hago? Verifique que esta escribiendo el usuario y contrasena correctamente (distingue mayusculas). Despues de 5 intentos fallidos, el sistema puede bloquearse temporalmente. Contacte al administrador para restablecer su contrasena.

13. Soporte¶

Para problemas tecnicos o consultas sobre el sistema, comuniquese con el administrador del sistema asignado por la entidad.

Informacion del sistema: - Version: Sherlock-docs v1.0 (MVP) - Precision NER: F1 85.3% global - Motor OCR: Tesseract 5.x / PaddleOCR v2.x - Procesamiento: 100% local, sin conexion a servicios externos

Documento: GOB-08 — Manual de Usuario Version: 1.0 Fecha: 2026-03-06 Elaborado por: Equipo de desarrollo Sherlock-docs Marco normativo: Acuerdo PCSJA24-12243, Guia MinTIC/PNUD Uso Responsable de IA