Politica de Tratamiento de Datos Personales¶
Sistema: Sherlock-docs v1.0 Responsable del tratamiento: Centro de Servicios Judiciales de Bello, Antioquia Marco normativo: Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Acuerdo PCSJA24-12243 Fecha: 2026-03-06 Version: 1.0 (Borrador tecnico — requiere revision juridica)
1. Responsable del Tratamiento¶
| Campo | Valor |
|---|---|
| Entidad | Centro de Servicios Judiciales de Bello, Antioquia |
| Direccion | [A completar por la entidad] |
| Telefono | [A completar por la entidad] |
| Correo de contacto | [A completar por la entidad] |
| Delegado de proteccion de datos | [A completar por la entidad] |
Nota importante: El responsable del tratamiento de datos es la entidad (CSJ de Bello), no el software ni el desarrollador. Este documento es un borrador tecnico que debe ser revisado y aprobado por el area juridica de la entidad antes de su publicacion.
2. Finalidad del Tratamiento¶
Los datos personales contenidos en los documentos judiciales (tutelas, habeas corpus, incidentes de desacato) son tratados exclusivamente para:
- Registro documental: Digitalizar y registrar documentos judiciales recibidos en el CSJ
- Extraccion de datos: Identificar partes del proceso (accionante, accionado, radicado) para su registro en el sistema
- Deteccion de duplicados: Identificar radicaciones repetidas del mismo asunto
- Consulta y busqueda: Facilitar la localizacion de documentos registrados
- Generacion de reportes: Estadisticas operativas del CSJ (volumenes, tiempos)
Los datos no son utilizados para: - Perfilamiento de ciudadanos - Toma de decisiones automatizadas sobre los procesos judiciales - Transferencia a terceros - Fines comerciales o de mercadeo
3. Datos Personales Tratados¶
3.1 Categorias de datos¶
| Categoria | Datos especificos | Base legal |
|---|---|---|
| Identificacion | Nombre completo, cedula (CC/CE/NIT) | Funcion publica judicial |
| Contacto | Correo electronico, direccion, telefono | Funcion publica judicial |
| Procesales | Radicado, juzgado, tipo de accion | Funcion publica judicial |
| Contenido documental | Texto completo del documento digitalizado | Funcion publica judicial |
3.2 Datos sensibles¶
El contenido de las tutelas puede incluir datos sensibles (salud, religion, orientacion sexual, situacion economica). Estos datos son tratados conforme al Articulo 6 de la Ley 1581 de 2012 y su tratamiento se justifica en el ejercicio de la funcion publica judicial.
4. Medidas de Seguridad Implementadas¶
4.1 Medidas tecnicas¶
| Medida | Descripcion | Estado |
|---|---|---|
| Procesamiento local | Todos los datos se procesan en servidor local, sin transferencia a servicios externos | Implementado |
| Proteccion contra inyeccion SQL | Whitelist de campos, parametros preparados | Implementado (SEC-06) |
| Proteccion XSS | Escape HTML en todas las salidas | Implementado (SEC-07) |
| Integridad de datos | Hash SHA-256 por documento | Implementado |
| Logs de actividad | Registro de operaciones con rotacion 30 dias | Implementado |
| Historial de correcciones | Registro de cambios con valor original y nuevo | Implementado |
| Docker non-root | Contenedor ejecuta como usuario sin privilegios | Implementado (SEC-15) |
| Autenticacion | Login con credenciales para acceso al sistema | Pendiente (GOB-05) |
4.2 Medidas organizativas¶
| Medida | Descripcion | Responsable |
|---|---|---|
| Acceso restringido | Solo funcionarios autorizados del CSJ acceden al sistema | Coordinador CSJ |
| Capacitacion | Funcionarios capacitados en uso del sistema y manejo de datos | Coordinador CSJ |
| Respaldo de datos | Copias de seguridad segun politica de la entidad | Area de TI |
5. Derechos del Titular (ARCO)¶
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:
5.1 Acceso¶
Los titulares pueden solicitar acceso a sus datos personales registrados en el sistema a traves de la entidad responsable (CSJ de Bello). El sistema permite buscar documentos por cedula, nombre y otros criterios.
5.2 Rectificacion¶
- El sistema registra correcciones con trazabilidad (valor original vs valor corregido)
- Las solicitudes de rectificacion deben dirigirse al CSJ de Bello
- El funcionario autorizado realiza la correccion en el sistema
5.3 Cancelacion¶
- Las solicitudes de eliminacion de datos deben evaluarse frente a los plazos de retencion judicial
- Los documentos judiciales tienen plazos de conservacion establecidos por la normativa procesal
- La eliminacion se realiza conforme a las tablas de retencion documental de la Rama Judicial
5.4 Oposicion¶
Los titulares pueden oponerse al tratamiento cuando no exista obligacion legal que lo justifique. En el contexto judicial, el tratamiento se fundamenta en el ejercicio de la funcion publica.
5.5 Canal de atencion¶
Las solicitudes de los titulares deben dirigirse a: - Correo: [A completar por la entidad] - Direccion fisica: [A completar por la entidad] - Telefono: [A completar por la entidad] - Tiempo de respuesta: Maximo 10 dias habiles (Art. 14, Ley 1581/2012)
6. Transferencia y Transmision de Datos¶
6.1 Politica de no transferencia¶
Sherlock-docs esta disenado para operar 100% local:
- No se utilizan APIs externas ni servicios en la nube
- No se comparten datos con terceros
- Los modelos de IA ejecutan localmente en el servidor de la entidad
- No hay analitica externa que envie datos del contenido de los documentos
6.2 Excepciones¶
Solo se transfieren datos en los siguientes casos, todos bajo autorizacion de la entidad:
- Exportacion a Excel para reportes internos del CSJ
- Respaldo de base de datos en medios de la entidad
7. Vigencia y Modificaciones¶
- Esta politica entra en vigencia desde su aprobacion por la entidad
- Sera revisada y actualizada anualmente o cuando ocurran cambios significativos en el sistema o la normativa
- Las modificaciones seran comunicadas a los funcionarios autorizados
8. Aprobaciones¶
| Rol | Nombre | Firma | Fecha |
|---|---|---|---|
| Area Juridica CSJ | _____ | _ | _ |
| Coordinador CSJ Bello | _____ | _ | _ |
| Oficial de Proteccion de Datos | _____ | _ | _ |
Este documento es un borrador tecnico preparado por el equipo de desarrollo. Debe ser revisado, completado y aprobado por el area juridica del Centro de Servicios Judiciales de Bello antes de su aplicacion.
Referencia: Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 Version: 1.0 (Borrador) — 2026-03-06